El formato condicional es una característica bien interesante de Excel, ya que permite cambiar el formato de una celda (o un grupo de celdas) de acuerdo a ciertas reglas. Por ejemplo, podemos tener las siguientes situaciones:

• Si el valor de la celda es mayor que 10, aplicarle un fondo verde y letras blancas.
• Si en la celda aparece el texto N/A, ponerle un fondo rojo y al texto negritas.

En Excel XP ó 2003, tenemos un límite de 3 reglas por celda, lo cual puede ser suficiente en algunas circunstancias.

En cambio, en la versión 2007, mejoraron esta característica y quitaron ese límite, además de hacerlo más intuitivo. Incluso, en esta nueva versión podemos colocar iconos, barras y escalas a las celdas.

No es complicado trabajar con este formato condicional, pero pueden surgir dudas si queremos hacer las condiciones un poco más complejas y que estén basadas en funciones, por ejemplo, si el valor de la celda es numérico y mayor que 8. Para esto, existe una formula que revisa si una celda es un número o no, entonces, deberemos hacer lo siguiente:

Marcamos el rango de celdas al que queremos darle formato, y vamos a Formato Condicional / Administrar Reglas. Luego escogemos Nueva Regla y después Usar fórmula para determinar a que celdas darles formato. Colocamos lo siguiente en dicha ventana (si tu Excel está en español, debes usar la fórmula ESNUMERO):

Hay que tener en cuenta que usamos la primera celda del rango que hayamos elegido y esta no está fija. Esto quiero decir que NO debemos usar el caracter $ delante de la fila ni de la columna, así $A$1, ya que de lo contrario, siempre usaría esa celda para la formula y no cada una de las celdas a la que queremos aplicar el formato.

Le damos Aceptar, y tendremos lo siguiente:

Como vemos, en Aplicar a está el rango que hemos elegido, que es al que se le aplicará el formato. Le volvemos a dar Aceptar y listo, tendremos lo que buscábamos:

Ahora, un par de anotaciones. Primero, si en la formula hubieramos usado $A$1 en vez de A1, hubieramos conseguido lo siguiente:

Esto se debe a que en todas las celdas del rango, estaría evaluando A1 en vez de la propia celda, y como A1 es numérico y mayor que 8, le aplica verde.

Segundo, si no hubieramos usado la fórmula ESNUMERO, las celdas con N/A estarían marcadas con verde también, porque el Excel lo toma como un valor mayor a cero.

Pueden encontrar más información sobre el Formato Condicional en este y en este link.